Les finances

Le service de gestion économique du SeGEC offre un soutien à l’ensemble des Pouvoirs organisateurs (et des écoles/centres PMS qu’ils organisent) sur les matières économiques, fiscales, comptables, …

Tableau Graphique Ordinateur

Principales missions

À travers l’étude de la situation réelle des établissements d’enseignement libres subventionnés :

  • analyse financière
  • calcul de capacité de remboursement de l’ASBL

Formuler des propositions et assurer leur réalisation en vue de résoudre les problèmes rencontrés par les PO, le tout en collaboration avec les services diocésains compétents et les autres services transversaux du SeGEC :

  • SIEC
  • Service Juridique
  • Service PO
  • Centrale de marché

Assister les PO dans leur gestion en les tenant informés de leurs obligations et en étant attentif aux changement législatifs, notamment en matières fiscale, financière, économique et comptable :

  • matière fiscale : taxe sur le patrimoine, fiches 281.10, …
  • matière financière : gestion prévisionnelle
  • matière économique : centre de gestion
  • matière comptable : écritures-types

Organiser la formation des personnes chargées de la gestion des établissements scolaires :

  • les membres de PO
  • les cadres : économes et directeurs

Le Conseil de Gestion du Fonds de Garantie des Bâtiments scolaires impose une procédure de mise en concurrence des organismes financiers pour l’octroi des emprunts garantis. Vous trouverez sur le site de la fédération Wallonie-Bruxelles le formulaire à utiliser obligatoirement (prêt garanti > Demande d’offre – ens. libre subventionné).

Nous mettons également à votre disposition un Document

expliquant la procédure à suivre pour contracter un emprunt garanti ainsi qu’un modèle d’analyse d’offres

Nous vous invitons à vous rendre sur l’extranet pour consulter ces documents.
Lire plus sur l’extranet

A partir de l’année scolaire 2011-2012 et suite à l’entrée en vigueur du mécanisme « Robin des Bois» (partie subventions de fonctionnement), il existe dorénavant dix régimes différents de subventions de fonctionnement.

Vous trouverez sur l’extranet les différents tableurs permettant de simuler l’évolution des subventions de fonctionnement en fonction de la classe d’encadrement différencié de l’implantation où sont scolarisés les élèves.

Lire plus sur l’extranet

Le service gestion économique, vous donne l’accès à divers documents permettant de généraliser la pratique comptable des ASBL PO d’enseignement pour aider au mieux les économes et trésoriers en charge de ces matières.

Nous vous invitons à vous rendre sur l’extranet pour avoir accès aux documents d’aide relatifs à la comptabilité des écoles.

Lire plus sur l’extranet

Les établissement d’enseignement reçoivent des subventions annuelles et forfaitaires pour couvrir les frais afférents au fonctionnement et à l’équipement des établissements. Le service gestion économique propose différents documents en lien avec ces subventions et le contrôle effectués par l’administration sur l’utilisation de ces moyens.

Nous vous invitons à vous rendre sur l’extranet pour avoir accès aux documents relatifs aux subventions des écoles, ainsi que la note commentée du service de gestion économique.

Lire plus sur l’extranet

Les ASBL PO sont soumises, comme toute les ASBL, à une série d’obligations en matière fiscale. Nous détaillons ces différentes obligations dans une série de publications.

Nous vous invitons à vous rendre sur l’extranet pour avoir accès aux documents concernant la fiscalité des établissement scolaires.

Lire plus sur l’extranet

Cette grille sous forme de fichier excel permet de synthétiser en une page la situation financière d’un pouvoir organisateur sur cinq années. Il est également utilisé par la commission d’avis pour déterminer la capacité de financement d’un pouvoir organisateur.

Cet outil est uniquement disponible sur l’extranet. L’accès à l’extranet nécessite un identifiant et un mot de passe fournis aux présidents de PO et aux directeurs d’établissement.

Lire plus sur l’extranet

FAQ

Vous avez des questions sur la gestion financière de votre établissement ? Nous avons mis à votre disposition une FAQ détaillée qui reprend toutes les questions relatives à vos droits, obligations et aides disponibles.

La vidéo ci-dessous explique les différentes catégories d’ASBL définies dans le Code des Sociétés et des Associations (CSA) ainsi que les obligations auxquels elles sont soumises.

Pour obtenir des informations complémentaires concernant ce sujet vous pouvez cliquer sur ce lien.

Depuis le 30 juin 2017, les services financiers ne sont plus soumis à la législation relative aux marchés publics.

Le Conseil de Gestion du Fonds de Garantie a arrêté une nouvelle procédure de mise en concurrence pour l’octroi des emprunts garantis. Vous trouverez sur le site de la fédération Wallonie-Bruxelles le formulaire à utiliser.

Nous mettons également à votre disposition un document expliquant la procédure à suivre pour contracter un emprunt garanti ainsi qu’un modèle d’analyse des offres.

Depuis le 1er janvier 2016, le taux réduit de 6% est d’application pour les travaux au sein des bâtiments scolaires et des centres PMS.

le taux réduit de 6 % s’applique :

  • aux livraisons de bâtiments scolaires destinés à l’enseignement scolaire ou universitaire exempté en vertu de l’article 44, §2, 4°, a) du code de la TVA ;
  • aux livraisons de bâtiments destinés aux centres psycho-médico-sociaux ;
  • aux travaux immobiliers à l’exclusion du nettoyage ;
  • à la location-financement d’immeubles ou leasing immobilier portant sur des bâtiments scolaires.

L’Administration Générale de la Fiscalité a publié en date du 18 janvier 2018 une circulaire précisant la portée de l’arrêté royal n°20 (MB 15.12.2015) et donc le taux de TVA applicable en matière de bâtiments scolaires.

Le service gestion économique met également à votre disposition une note détaillant le champ d’application du taux réduit de TVA au sein des bâtiments scolaire.

Pacte scolaire, Article 32. – § 1er.

« Des subventions de fonctionnement annuelles et forfaitaires sont accordées pour couvrir les frais afférents au fonctionnement et à l’équipement de l’établissement et de l’internat, et à la distribution gratuite de manuels et de fournitures scolaires aux élèves soumis à l’obligation scolaire et à l’aide spécifique aux directions.

Par « aide spécifique« , il faut entendre toute forme de soutien mise en œuvre dans le cadre de la gestion d’un établissement scolaire, à l’exception des tâches pédagogiques, aux directions d’écoles maternelles, primaires et fondamentales ».

Le Décompte Final présente ainsi dans son volet « dépenses » une rubrique 11 permettant d’imputer aux subventions de fonctionnement la rémunération du personnel sous statut d’employé engagé dans le cadre de l’aide spécifique à la direction du niveau fondamental. Les subventions de fonctionnement viennent en complément de la subvention « aide spécifique à la direction » pour rémunérer le personnel (comptabilisation dans un compte 62 du PCMN).

Il ne doit pas y avoir de nécessaire correspondance entre les montants en rubrique 03 du DF (recettes) et les montants imputés en rubrique 11 du DF (dépenses).

Vous pouvez utiliser cette subvention pour engager un bureau comptable, dans ce cas vous utiliserez un compte 617330 « Frais de recours à des services extérieurs (autre personnel) » qui est bien lié au DF.

Vous comptabilisez dans un compte 6202 à la fois la rémunération des employés engagés dans le cadre de l’aide spécifique et les autres employés. Il vous est loisible de créer des sous-comptes pour distinguer les différentes « catégories » d’employés.

Si au terme des engagement en personnel il subsiste un montant inférieur à 5.000 euros, ce montant peut être utilisé pour acheter du matériel qui permettrait d’aider la direction dans ses tâches quotidiennes, par exemple un ordinateur. D’un point de vue comptable, il suffit de choisir un compte lié au DF pour que ces montants apparaissent dans le décompte final. La facture fera office de pièce justificative.

Les garderies du matin et du soir ne peuvent entrer dans les activités relatives à l’aide à la direction, il n’est donc pas possible d’utiliser cette subvention pour couvrir les frais liés à ces activités.

En ce qui concerne les garderies, si le personnel est engagé dans le cadre d’un contrat employé, la rémunération sera bien enregistrée en 6202 « rémunérations brutes des employés ». Il vous suffira de ne pas sélectionner l’onglet DF pour que cet élément n’apparaisse pas dans le DF. Si vous souhaitez faire une distinction entre les employés « aide spécifique » et les autres vous pouvez toujours créer, par exemple, un 620201 pour les employés « Aide spécifique » et un 620202 pour les employés « autres ».

En regard des critères du Code des sociétés et des associations (CSA), les ASBL qu’elles soient PO d’enseignement ou de droit comptable commun, doivent suivre les règles suivantes :

Les ASBL qui ne dépassent pas plus des critères suivants à la clôture de l’exercice social, déposent leurs comptes au greffe du tribunal de l’entreprise :

  • 5 travailleurs (inscrits au registre du personnel), en moyenne annuelle, exprimés en équivalents temps-plein ;
  • 500 EUR de recettes (récurrentes) ;
  • 337.000 EUR d’avoirs ;
  • 337.000 EUR de dettes.

Le modèle prévu par l’Arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du CSA contient :

  • un état des recettes et dépenses ;
  • un état du patrimoine ;
  • des annexes.

Vous trouverez sur le site du SeGEC un fichier Excel vous permettant de tenir la comptabilité d’une très petite ASBL tout en répondant aux obligations légales.

Les ASBL qui ne dépassent pas plus des critères suivants à la clôture de l’exercice social, déposent les comptes à la BNB selon la forme du micro schéma (disponible à partir de 2021, le schéma abrégé est à utiliser en attendant que le micro schéma soit disponible) :

  • 10 travailleurs (inscrits au registre du personnel), en moyenne annuelle, exprimés en équivalents temps-plein ;
  • 000 EUR de recettes (récurrentes) ;
  • 000 EUR pour le total du bilan.

Les ASBL qui ne dépassent pas plus des critères suivants à la clôture de l’exercice social, déposent les comptes à la BNB selon la forme du schéma abrégé :

  • 50 travailleurs (inscrits au registre du personnel), en moyenne annuelle, exprimés en équivalents temps-plein ;
  • 000.000 EUR de chiffre d’affaires (c’est -à -dire le total des produits d’exploitation et financiers, à l’exclusion des produits non récurrents) ;
  • 500.000 EUR pour le total du bilan.

Les ASBL qui dépassent à la clôture de l’exercice social au moins deux des trois critères suivants, déposent les comptes à la BNB selon la forme du schéma complet :

  • 50 travailleurs (inscrits au registre du personnel), en moyenne annuelle, exprimés en équivalents temps-plein ;
  • 9.000.000 EUR de chiffre d’affaires (c’est -à -dire le total des produits d’exploitation et financiers, à l’exclusion des produits non récurrents) ;
  • 4.500.000 EUR pour le total du bilan.

Rappelons que le dépôt des comptes annuels doit avoir lieu dans le mois qui suit leur approbation par l’assemblée générale, qui intervient dans les six mois de la clôture de l’exercice comptable (soit une approbation au plus tard le 30 juin et une publication des documents au plus tard le 31 juillet pour les ASBL dont l’exercice comptable s’étend du 1er janvier au 31 décembre).

Une note du service gestion économique rassemble et commente la législation en matière d’utilisation des subventions de fonctionnement en prenant comme point de départ la loi du 29 mai 1959 (dite du Pacte scolaire), complété par les Arrêtés Royaux relatifs aux sanctions et au contrôle de l’utilisation des subventions de fonctionnement.

Vous trouverez cette note sur l’extranet du SeGEC.

Puisqu’une ASBL a le plus souvent une durée indéterminée, elle échappe aux droits de succession, c’est la raison pour laquelle l’Etat a prévu cette taxe annuelle « compensatoire ».

Les PO de l’enseignement libre étant constitués en ASBL, ils sont également soumis à cette taxe.

Cependant, le Code des droits de succession mentionne en son article 149 que : « sont exonérées de la taxe, les pouvoirs organisateurs de l’enseignement communautaire ou de l’enseignement subventionné, pour les biens immobiliers exclusivement affectés à l’enseignement, et les associations sans but lucratif de gestion patrimoniale qui ont pour objet exclusif d’affecter des biens immobiliers à l’enseignement dispensé par les pouvoirs organisateurs précités ».

Si les biens immobiliers affectés à l’enseignement sont exonérés, les avoirs mobiliers des PO n’échappent pas à la taxe. De même, les avoirs financiers (à l’exception des liquidités et du fonds de roulement) sont également soumis à ladite taxe.

La taxe est fixée à 0,17 %.

La note suivante explique de manière plus détaillée les obligations relatives à cette taxe.

L’inventaire annuel consiste en un relevé quantitatif exhaustif valorisé de tous les avoirs et dettes de l’association ainsi que de ses droits et engagements. Cette obligation concerne l’ensemble des ASBL.

Les ASBL tenant leur comptabilité en partie double disposent d’un bilan reprenant ces différentes informations.

Les « très petites » (ou nano) ASBL ayant la possibilité d’établir leurs comptes annuels conformément à un modèle simplifié – et donc de ne pas souscrire aux obligations relatives à la comptabilité en partie double – doivent quant à elles tenir un inventaire reprenant l’état des avoirs, des dettes, des droits et des engagements de l’ASBL. Cet inventaire doit être tenu conformément à l’annexe 8 à l’arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations. Vous trouverez un modèle de ce schéma en suivant ce lien.

Par ailleurs, on rappellera que la comptabilité de l’association, tant au niveau bilan qu’au niveau compte de résultats, doit couvrir de manière exhaustive toutes les activités de l’association.

On rappellera enfin l’interdiction de compensation entre créances et dettes (par exemple, pour un même tiers à la fois client et fournisseur de l’association) et entre charges et produits, les résultats d’une activité devront donc faire l’objet d’une inscription distincte en charges et en produits.

L’amortissement est la constatation comptable (dans le bilan et le compte de résultat) de la dépréciation de la valeur d’un élément d’actif, bien durable qui compose le patrimoine de l’ASBL, en fonction de son usage, de l’évolution technologique, …

Principe de l’investissement linéaire

C’est la répartition du montant de l’amortissement d’une immobilisation par fractions égales sur toute la durée de vie théorique du bien concerné.

Il appartient à l’organe d’administration d’arrêter les règles d’évaluation et les règles d’amortissement des frais accessoires (tels que les frais d’installation, d’expertise …).

L’amortissement débute dès l’année d’acquisition

Amortissements exceptionnels

Outre l’amortissement ordinaire, on effectuera des amortissements exceptionnels (enregistrés comptablement en compte de charge non récurrente 66) si la dépréciation est plus rapide que prévue.

Principe de fonctionnalité constante

L’article 3 :159 du Code des Sociétés et des Associations mentionne que « lorsque la fonctionnalité d’une immobilisation corporelle est constante, l’organe d’administration de l’ASBL peut, moyennant mention et justification en annexe, décider de ne pas amortir cette immobilisation corporelle et de prendre en charge les coûts d’entretien et de remplacement qui y sont liés ».

Il est toutefois déconseillé d’appliquer ce principe aux nouveaux investissements.

Ce subside est un montant provenant des communes pour compenser les montants moins élevés reçus dans les écoles du réseau libre par rapport à celui du réseau communal (exemple : si la commune offre des cartables à ses élèves, elle doit fournir une somme comparable pour le libre, …).

Pour obtenir des informations complémentaires concernant ce sujet vous pouvez contacter le service juridique du SeGEC.

L’utilisation de Belcotax on web est obligatoire pour tous les employeurs et débiteurs de revenus, pour tous les types de fiches, y compris les fiches 281.50.

Ce système est conçu de manière telle que seules les fiches 281 sont transmises. Les relevés 325 sont reconstitués par l’Administration compétente sur base des données des fiches 281.

Le délai de rentrée des fiches individuelles est habituellement fixé à fin février.

Le délai de rentrée de la fiche 281.50 et du relevé récapitulatif 325.50 est habituellement fixé à fin juin.

L’exemplaire de la fiche destiné au bénéficiaire subsiste, étant donné qu’il permet à ce dernier de remplir sa déclaration à l’impôt sur les revenus. Les fiches 281 peuvent être téléchargées gratuitement en format PDF sur le site du SPF Finances. Vous pouvez sans autorisation préalable créer vos propres modèles, à condition qu’ils contiennent les mêmes éléments que le modèle officiel.

Vous trouverez toutes les informations relatives à l’utilisation de Belcotax on web (BOW) sur le site du SPF Finances.

Les ASBL sont susceptibles, comme les autres personnes morales, d’être assujetties à la TVA, l’absence de but de lucre ne faisant pas obstacle à cet assujettissement.

En effet, le Code de la TVA en son article 4 §1er mentionne : « est un assujetti quiconque effectue, dans l’exercice d’une activité économique, d’une manière habituelle et indépendante, à titre principal ou à titre d’appoint, avec ou sans esprit de lucre, des livraisons de biens ou des prestations de services… ».

Il existe cependant des exemptions au niveau de l’article 44 § 1er et 2 du Code de la TVA, notamment dans les prestations d’enseignement.

Sont exonérés entre autres :

  • les prestations de services ayant pour objet l’enseignement, la formation ou le recyclage ainsi que les prestations de services et les livraisons de biens qui leur sont étroitement liées, telles que la fournitures de logement, de nourriture, de boissons et de manuels utilisés pour les besoins de l’enseignement dispensé, effectuées par des organismes qui sont reconnus à ces fins par l’autorité compétente, par des établissements qui sont annexés à de tels organismes ou en dépendent (art. 44 §2, 4° du Code de la taxe sur la valeur ajoutée);
  • les livraisons de biens et les prestations de services effectuées à l’occasion de manifestations destinées à leur apporter un soutien financier et qu’ils organisent à leur profit exclusif, par des organismes dont les opérations sont exonérées conformément aux 1° à 4°, 7° à 11° (art. 44§2, 12° du Code de la taxe sur la valeur ajoutée).

Ainsi, les manifestations telles que les fêtes d’école, fancy-fair, bal… sont exonérées de la taxe.

En se référant aux règles d’évaluation légales contenues dans le Code des sociétés et des associations (CSA), l’organe d’administration détermine, avec prudence et bonne foi, les règles applicables aux évaluations dans son état de patrimoine de manière à aboutir à un compte-rendu des avoirs, des dettes, des droits et engagements.

Le CSA impose, une fois l’an au moins – à la date de clôture de l’exercice -, un inventaire complet des avoirs, droits, dettes et engagements de toute nature de l’association. C’est l’organe d’administration qui détermine les règles d’évaluation. Elles seront résumées dans l’annexe des comptes annuels, de manière suffisamment précise pour permettre d’apprécier les méthodes d’évaluation adoptées.

Ces règles seront identiques d’un exercice à l’autre. Si elles doivent être adaptées à un moment donné, pour respecter les principes de prudence, sincérité et bonne foi, il y a lieu d’en faire mention et justification dans l’annexe qui accompagne les comptes annuels.

Marche à suivre :

  • Tout d’abord, l’association dressera une liste complète de tous les avoirs tels que terrains, bâtiments, installations, machines, matériel, mobilier, stocks, créances, placements et liquidités ainsi que l’inventaire des dettes, droits et engagements.
  • Une fois cette liste établie, il conviendra d’évaluer chaque élément, ce qui suppose que l’on doive disposer de règles d’évaluation.

Quelle valeur ? 

  • Dans les avoirs durables inventoriés, il y a lieu de distinguer :
  • ceux qui sont « détenus en pleine propriété» par l’association, c’est-à-dire, les biens durables pour lesquels l’association a tous les droits d’un propriétaire (en clair, ce qui lui appartient en propre et qu’il peut céder, vendre, détruire, … selon son gré),
  • les « autres », c’est-à-dire, ceux dont l’association a la jouissance avec des droits de propriétaire mais limités (pas l’ensemble des droits d’un propriétaire)
  • La règle: les avoirs doivent être repris à leur « juste valeur » (valeur de marché ou valeur d’usage). On comprendra aisément que cette valeur est différente suivant que le bien est possédé ou non en « pleine propriété ».
  • Pour connaître le taux d’amortissement à appliquer, il suffit de faire :  1 / durée de vie estimée       

Il n’y a pas de durée légale déterminée, celle choisie sera de la responsabilité des administrateurs.

 

Doit se trouver dans les comptes ce qui relève du projet d’établissement et du projet pédagogique de l’école ainsi que les activités organisées sous la responsabilité effective du PO.

Ainsi certaines activités, prévues dans le projet d’établissement/pédagogique/éducatif, comme les classes vertes, même organisées par un tiers, doivent se trouver dans les comptes de l’école, dans la mesure où les montants perçus auprès des parents transitent par les comptes du PO. Dans le cas où l’association ou société organisatrice des voyages traitent directement avec les parents, rien de cela n’est bien sûr inscrit dans la comptabilité du PO.

Par contre toute activité parascolaire comme la garderie ou la restauration, quand elles sont organisées par d’autres ASBL, ne relève pas de la responsabilité comptable du PO même quand elles se déroulent dans les locaux de l’école, ces activités étant hors du champ du projet pédagogique et du projet d’établissement. Il s’agit en effet de des services proposés aux parents, en dehors de la mission principale d’enseignement organisée par le PO.

La question de l’utilisation de l’école à d’autres activités que celle d’enseignement doit être réglée par une convention d’occupation des lieux conclue entre les organisateurs. Le Pouvoir Organisateur s’assure par ailleurs que l’organisateur a contracté les assurances « responsabilité civile » et « accident de travail » pour les personnes en charge des activités.

Dans le même ordre d’idée, l’association de parents ou l’association dont l’objet social est d’aider l’ASBL PO doivent pouvoir garder leur indépendance financière sous peine de nier la liberté d’association, d’autant plus si elles constituées sous forme d’ASBL.

Il faut également noter que les ASBL organisatrices des activités parascolaires devront éventuellement être mentionnées en tant qu’entités liées dans les annexes des comptes de l’ASBL PO, au regard des critères adoptés par le législateur et qui permettent d’identifier les entités liées.

Une entité liée à une associée est une entité qui se trouve par rapport à une association dans les liens visés à l’article 11 du Code des sociétés.


Code des sociétés et des associations

Titre 4. Contrôle, société mère et filiales.

Chapitre 3. Sociétés liées et associées

Article 1 :20

Pour l’application du présent code, il faut entendre par :

1°  » sociétés liées à une société  » :

a) les sociétés qu’elle contrôle ;
b) les sociétés qui la contrôlent ;
c) les sociétés avec lesquelles elle forme consortium ;
d) les autres sociétés qui, à la connaissance de son organe d’administration, sont contrôlées par les sociétés visées sub a), b) et c) ;

2°  » personnes liées à une personne « , les personnes physiques et morales lorsqu’il y a entre elles et cette personne un lien au sens du 1°.


L’association tenue d’établir ses comptes selon le schéma complet devra fournir dans l’annexe les informations relatives aux entités qu’elle contrôle, aux entités qui la contrôlent, aux entités avec lesquelles elle forme un consortium et aux autres entités qui, à la connaissance de l’organe d’administration de l’association, sont contrôlées par une entité visée précédemment.

Sont en outre présumées, sauf preuve du contraire, constituer des entités liées :

  • les entités dont les organes d’administration sont composés en majorité des mêmes personnes ;
  • les entités dont le siège social ou d’exploitation est situé à la même adresse ;
  • les entités entre lesquelles existent des liens directs ou indirects durables et significatifs en termes d’assistance administrative ou financière, de logistique de personnel ou d’infrastructure.

La loi considère qu’il y a consortium lorsqu’une société et une ou plusieurs autres sociétés de droit belge ou étranger, qui ne sont ni filiales les unes des autres, ni filiale d’une même société, sont placées sous une direction unique (suivant des contrats ou clauses statutaires, composition en majorité de l’organe d’administration).

Contact

Vous souhaitez contacter une personne spécifique de ce service ?

Consultez notre annuaire sur l’extranet
Service réservé aux membres de pouvoirs organisateurs et membres du personnel des établissements de l’enseignement catholique

Se rendre sur l’extranet

Service de gestion économique

100, avenue Mounier 1200 Bruxelles

anais.courtois@segec.be

Tél.: 02 256 70 25